Inapoi la Excel

12. Listarea documentelor Excel

12.1. Vizualizarea foii de calcul

Pentru a sti dinainte cum arata paginile noastre daca ar fi scoase la imprimanta avem posibilitatea vizualizarii lor cu ajutorul comenzii Print Preview din meniul File, sau prin apasarea butonului Print Preview
În urma activarii acestei comenzi se va deschide o fereastra în care avem prezentat continutul unei pagini. Prin folosirea barelor de derulare sunt vizibile, pe rând, si celelalte pagini, iar în partea de sus apare urmatorul meniu:
- Butoanele Next si Previous pot fi folosite pentru a realiza trecerea de la o pagina la alta.
- Butonul Zoom se foloseste pentru a mari sau micsora o anumita portiune din pagina curenta.
- Butonul Print… se foloseste pentru transmiterea comenzii de listare la imprimanta.
- Butonul Setup… se foloseste pentru a stabili caracteristicile paginilor.
- Butonul Margins permite modificarea marginilor care ramân neimprimate.
- Butonul Page Break Preview determina împartirea foii de calcul în pagini, pe fiecare aparând scris numarul paginii.
- În cazul în care foaia de calcul este deja împartita în pagini, în locul butonului Page Break Preview apare butonul Normal View, care determina revenirea la normal.
- Butonul Close determina iesirea din vizualizarea paginilor si revenirea la foaia de calcul.

12.2. Stabilirea caracteristicilor hârtiei

Pentru a stabili caracteristicile unei pagini se alege din meniul File comanda Page Setup…
Din fereastra Page Setup care se deschide, pentru stabilirea caracteristicilor hârtiei se apasa eticheta Page din partea de sus a ferestrei si va trebui ca pe ecran sa apara în acest moment urmatoarea fereastra:
a) Sectiunea Orientation
- Bifarea optiunii Portrait - determina afisarea si, implicit, imprimarea pe latimea foii.
- Bifarea optiunii Landscape - determina afisarea si, implicit, imprimarea pe lungimea foii.
b) Sectiunea Scaling
- Bifarea optiunii Adjust to: - determina redarea continutului foii de calcul la o scara de 100% implicit (sau cât % este specificat în casuta alaturata).
- Bifarea optiunii Fit to: - determina restrângerea automata a dimensiunii caracterelor, pastrând proportiile, astfel încât ceea ce este scris în foaia de calcul sa încapa pe atâtea pagini câte sunt specificate în casuta de dupa Fit to ca latime si pe atâtea foi câte sunt specificate în casuta urmatoare ca lungime.
c) Ultima sectiune
- În casuta Page size se specifica tipul de pagina pe care se va face imprimarea. Pentru aceasta apasati pe sageata din dreptul casutei respective si alegeti tipul dorit. În principal formatul A4.
- În casuta Print quality se specifica fidelitatea de imprimare.

12.3. Stabilirea marginilor hârtiei

Pentru a stabili marginile unei pagini se alege din meniul File comanda Page Setup…, iar în fereastra Page Setup se apasa eticheta Margins din partea de sus a ferestrei.
Va trebui ca pe ecran sa apara în acest moment urmatoarea fereastra:
a) Margini
- În casuta Top se specifica dimensiunea marginii de sus a paginii, care ramâne nescrisa.
- În casuta Bottom se specifica dimensiunea marginii de jos a paginii, care ramâne nescrisa.
- În casuta Left se specifica dimensiunea marginii din stânga paginii, care ramâne nescrisa.
- În casuta Right se specifica dimensiunea marginii din dreapta paginii, care ramâne nescrisa.
b) Spatiu pentru antet, spatiu pentru nota de subsol
- În casuta Header se specifica dimensiunea zonei alocate scrierii antetelor.
- În casuta Footer se specifica dimensiunea zonei alocate scrierii notelor de subsol.
c) Centrarea datelor în pagina
- Bifarea casutei Horizontally determina centrarea datelor pe orizontala.
- Bifarea casutei Vertically determina centrarea datelor pe verticala.
Exemplu: Sa se construiasca urmatorul tabel, în care caracterele folosite pentru scrierea datelor din tabel sunt de 14, iar pentru titlu folositi caractere de 18.
- Alegeti din meniul File comanda Page Setup… si apasati eticheta Page.
- În aceasta fereastra:
1.bifati optiunea Portrait din sectiunea Orientation, daca nu este deja bifata;
2.bifati optiunea Adjust to din sectiunea Scaling, daca aceasta nu este deja bifata;
3.alegeti în casuta Paper size formatul de pagina A4
- apasati acum butonul Print Preview.
- Veti observa probabil, ca pe prima pagina nu este vizibila toata foaia de calcul, o parte din coloane trecând pe a doua pagina.
- Pentru a face în asa fel încât sa încapa pe aceeasi pagina tot continutul foii de calcul, procedati astfel:
- Apasati butonul Close;
- Alegeti din meniul File comanda Page Setup… si apasati eticheta Page.
- În aceasta fereastra: bifati optiunea Fit to din sectiunea Scaling, si în casutele alaturate selectati valoarea 1.
- apasati acum butonul Print Preview.
Tema:
- Deoarece tabelul nostru se întinde mai mult pe latime decât în lungime, modificati orientarea paginii de la formatul Portret la formatul Landscape.
- Apoi, din fereastra rezultata în urma apasarii etichetei Margins din fereastra Page Setup, stabiliti centrarea pe verticala a tabelului.
- Daca doriti puteti modifica marginile pentru a vedea ce efecte au asupra paginii care se imprima.
- Redenumiti foaia de calcul ua Iunie, în loc de Sheet1 si salvati registrul de calcul sub numele Salarii.xls
Observatie: pentru a observa modificarile facute apasati de fiecare data butonul Print Preview.

12.4. Stabilirea antetului si notei de subsol

Pentru a specifica antetul sau nota de subsol a paginilor unei foi de calcul se alege din meniul File comanda Page Setup…, iar din fereastra Page Setup eticheta Header/Footer din partea de sus a ferestrei. Va trebui ca pe ecran sa apara în acest moment urmatoarea fereastra:
- Pentru stabilirea antetului apasati butonul Custom Header…
- Pentru stabilirea notei de subsol apasati butonul Custom Footer…
Dupa activarea unuia din aceste butoane pe ecran apare fereastra care permite stabilirea efectiva a informatiilor care vor aparea ca antet, respectiv ca nota de subsol.
Dupa cum putem observa, partea de sus, respectiv de jos, este împartita în trei: stânga, centru si dreapta.
În cele trei zone putem edita orice text dorim, atâta timp cât nu depasesc un anumit numar de caractere rezervat acestui scop.
Pe lânga texte, cu ajutorul butoanelor din partea de sus a ferestrei putem introduce urmatoarele informatii:
- Numarul paginii curente - prin apasarea butonului
se scrie în zona selectata [&Page];
- Numarul total de pagini pe care se întinde foaia noastra de calcul - prin apasarea butonului se scrie în zona selectata [&Pages];
- Data curenta (cunoscuta de calculator) - prin apasarea butonului se scrie în zona selectata [&Date];
- Ora curenta (cunoscuta de calculator) - prin apasarea butonului se scrie în zona selectata [&Time];
- Denumirea registrului de calcul - prin apasarea butonului se scrie în zona selectata [&File];
- Denumirea foii de calcul - prin apasarea butonului se scrie în zona selectata [&Tab];
- Pentru modificarea fontului selectati textul al carui font doriti sa-l modificati si apasati butonul .

Exemplu: În exemplul considerat anterior, introduceti:
ca antet:
- în partea stânga: textul "Scoala generala nr. 6"
- în partea dreapta: denumirea registrului de calcul, textul "luna" si apoi numele foii de calcul.
ca nota de subsol:
- în partea stânga: textul "Pag. " si numarul paginii curente
- în centru: data curenta
- în partea dreapta: ora curenta
Rezolvare: Alegeti din meniul File comanda Page Setup, iar apoi apasati eticheta Header/Footer.
Antetul:
- Apasati butonul Custom Header…;
- Efectuati un clic al mouse-ului în partea stânga si introduceti textul "Scoala generala nr. 6";
- Efectuati un clic al mouse-ului în partea dreapta si apasati butonul si introduceti textul " luna" si apasati apoi ;
- Apasati acum butonul OK.
Nota de subsol:
- Apasati butonul Custom Footer…;
- Efectuati un clic al mouse-ului în partea stânga si introduceti textul "Pag. " dupa care apasati butonul ;
- Efectuati un clic al mouse-ului în partea din centru si apasati butonul ;
- Efectuati un clic al mouse-ului în partea din dreapta si apasati butonul ;
- Apasati acum butonul OK.
Dupa ce ati introdus aceste informatii apasati butonul Print Preview pentru a vede efectele produse.

12.5. Stabilirea modului în care se afiseaza informatiile

Din meniul File se alege comanda Page Setup, dupa care se apasa eticheta Sheet. În urma acestor operatiuni se va deschide urmatoarea fereastra:
- Print Area - la fel ca si la selectarea datelor pentru formule, se selecteaza acum zona din foaia de calcul care se afiseaza, sau tipareste, în cazul în care nu doriti afisarea, respectiv tiparirea, întregii foi de calcul.
- Rows to repeat at top - se specifica liniile care sa apara la începutul fiecarei pagini. (de obicei capul de tabel)
- Columns to repeat at left - se selecteaza coloanele care sa se repete în partea stânga a fiecarei pagini.
- Gridlines - daca se bifeaza aceasta casuta se va afisa, respectiv tipari, si încadrarea celulelor pentru care nu s-a specificat bordura.
- Black and white - determina reducerea culorilor la alb - negru.
- Row and column headings - determina afisarea, respectiv tiparirea, indicatorilor de linie si coloana.
- Comments - permite tiparirea comentariilor din foaia de calcul în functie de varianta aleasa:
a) Fara comentarii
b) La sfârsitul documentului, specificând adresele celulelor carora li s-au asociat comentarii si comentariile asociate
c) Asa cum este vizibil în foaia de calcul.
- Down, then over si Over, then down specifica modul în care se face completarea unei pagini (de sus în jos sau de la stânga la dreapta).
Exemplu: Completati în exemplul anterior tabelul cu 30 angajati, iar apoi observati modul în care se comprima datele pe pagina.
- Deoarece nu dorim sa apara un rând scris pe doua pagini bifam optiunea Fit to din Page Setup Page si specificam ca datele sa se comprime într-o singura foaie.
- Ceea ce am obtinut nu este tocmai ce am fi vrut, deoarece nu ne-ar deranja daca tabelul nostru ar aparea pe mai multe pagini, atâta timp cât o linie încape ca lungime pe o pagina. Pentru acest lucru vom reveni în fereastra Page Setup Page, iar în a doua casuta corespunzatoare optiunii Fit to vom introduce numarul 20 (sau orice alt numar).
- Observati din nou, folosind Print Preview, ce am obtinut. Observati apoi datele care se vor scrie pe a doua pagina.
- Aici nu veti mai sti la ce se refera fiecare din coloane. Va trebui, deci sa facem în asa fel încât capul de tabel sa se pastreze si pe aceasta pagina.
- Apasati butonul Close;
- Alegeti din meniul File Page Setup… Sheet;
- Apasati butonul cu sageata rosie din casuta Rows to repeat at top si selectati capul de tabel;
- Reveniti la fereastra anterioara apasând butonul cu sageata rosie din bara în care s-au scris adresele celulelor selectate.
Observati efectul produs, folosind din nou butonul Print Preview.

precedenta<............>urmatoarea
Cursul ofera informatii despre utilizarea programului excel.
Echipa Cursuri Gratis Online iti ofera posibilitatea de a te perfectiona in utilizarea programului excel, fara taxa de participare.