Inapoi la Excel

11. Afisarea datelor în mod convenabil

De obicei, când se creeaza un tabel care contine mai multe informatii, acestea se introduc în ordinea în care acestea se obtin.
Pentru a avea informatiile sub forma dorita, programul Excel ne pune la dispozitie urmatoarele metode:
- sortarea datelor;
- filtrarea datelor;
- cautarea datelor;
- împartirea ecranului;
- ascunderea unor elemente.

11.1. Sortarea datelor dintr-un tabel

Sortarea se foloseste în cazul în care ne intereseaza toate înregistrarile dintr-un tabel, dar într-o alta ordine. Pentru a sorta un tabel se poate alege una din urmatoarele metode:
- Sortarea folosind bara de instrumente
1. Se selecteaza zona care se sorteaza, începând cu coloana dupa care se face sortarea;
2. Se apasa butonul de sortare în functie de modul în care se doreste sortarea - în ordine crescatoare (alfabetica) sau descrescatoare (invers - alfabetica).
Exemplu: Luam în considerare tabelul construit anterior, cu Preturile produselor în luna Ianuarie.
Sa se ordoneze alfabetic produsele din tabel.
1. Selectati celulele de la B5 la B9;
2. Apasati butonul pentru sortare alfabetica;
3. Observati acum ca desi produsele s-au ordonat alfabetic, preturile nu mai corespund situatiei initiale;
4. Refaceti tabelul initial prin efectuarea operatiei Undo
(butonul sau din meniul Edit comanda Undo);
5. Selectati celulele de la B5 la G9 si apasati din nou butonul pentru sortare alfabetica;
6. Observati acum ca tabelul este ordonat alfabetic dupa produse, iar valorile corespunzatoare fiecarui produs sunt corecte.

- Sortarea folosind meniul Data
1. Se selecteaza o celula din coloana pe care se constituie criteriul de sortare;
2. Din meniul Data se alege comanda Sort... , dupa care se va deschide fereastra de sortare:
3. În casuta Sort by se selecteaza alegând din lista care se deschide coloana dupa care se face sortarea;
4. În cazul în care în prima coloana aleasa ca si criteriu de sortare exista mai multe înregistrari cu acelasi continut, sortarea se poate face dupa o alta coloana, care se specifica în casuta Then by, si asa mai departe.
5. În partea dreapta corespunzatoare fiecarei casute se stabileste modul de sortare - crescator (Ascending) sau descrescator (Descending).
6. Daca în partea de jos a ferestrei se bifeaza optiunea Header row, la efectuarea sortarii nu se ia în considerare capul de tabel (prima linie). Daca se bifeaza optiunea No header row, atunci se ia în considerare inclusiv prima linie, sortarea aplicându-se întregului tabel.

Exemplu: sa luam un tabel ca exemplu:
Folosind meniul Data vom sorta acest tabel în ordine alfabetica, dupa primele doua coloane astfel:
1. selectati celula A3 (sau orice alta celula din coloana A);
2. alegeti din meniul Data comanda Sort...;
3. în casuta Sort by alegeti Nume, iar sortarea faceti-o în ordine alfabetica, bifând optiunea Ascending;
4. în casuta Then by alegeti Prenume, iar apoi bifati optiunea Ascending;
5. în partea de jos a ferestrei bifati optiunea Header row.
Tema: Încercati apoi o sortare în ordinea notelor, iar în cazul celor cu note egale, în ordine invers - alfabetica.

11.2. Filtrarea datelor dintr-un tabel

Filtrarea se foloseste în cazul în care nu ne intereseaza toate înregistrarile dintr-un tabel, ci doar acelea care îndeplinesc o anumita conditie. Pentru a filtra un tabel se parcurg urmatoarele etape:
1. Se selecteaza una din celulele capului de tabel;
2. Din meniul Data se alege comanda Filter -> AutoFilter.
În acest moment, în dreptul fiecarei celule de pe aceeasi linie cu celula selectata apare câte o sageata. Apasând pe sageata din dreptul unei celule este permisa specificarea conditiei care trebuie îndeplinita de o înregistrare, din punctul de vedere al celulelor din coloana respectiva.
Din lista care se va deschide se poate alege una din variantele:
- All - nu se impun conditii acestei coloane;
- Top 10 - se afiseaza doar primele 10 linii;
- Blanks - se afiseaza doar liniile care nu au nimic în celula de pe coloana asupra careia lucram;
- No blanks (în unele cazuri) - se vor afisa doar înregistrarile care în celula corespunzatoare coloanei asupra careia se pun conditiile au valori. (nu sunt vide);
- Una din valorile existente - se vor afisa doar celulele care au în celula de pe coloana în cauza valoarea selectata;\
- Custom... - în urma alegerii acestei variante se va deschide urmatoarea fereastra care permite introducerea conditiei care va constitui criteriul de selectie al datelor.
În prima casuta din stânga se alege tipul de comparatie care se face între datele din coloana în cauza si valoarea ce se va scrie în casuta din dreapta.

Tipuri de comparatie:
- equals - este egal cu valoarea din dreapta
- does not equal - nu este egal cu valoarea din dreapta
- is greater than - este mai mare decât valoarea din dreapta
- is greater than or equal to - este mai mare sau egal decât valoarea din dreapta
- is less than - este mai mic decât valoarea din dreapta
- is less than or equal to - este mai mic sau egal decât valoarea din dreapta
- begins with - începe cu textul indicat în dreapta
- does not begin with - nu începe cu textul indicat în dreapta
- ends with - se termina cu textul indicat în dreapta
- does not end with - nu se termina cu textul indicat în dreapta
- contains - contine textul indicat în dreapta
- does not contain - nu contine textul indicat în dreapta
Daca se doreste crearea unei conditii compuse se bifeaza în mod corespunzator operatorul logic And sau Or si în casutele care urmeaza se introduce urmatoarea parte a conditiei. Apoi se apasa butonul OK.
3. Daca dintre înregistrarile astfel selectate ne intereseaza doar o parte, se pot impune si alte conditii, celorlalte coloane.
4. Anularea selectiei, sau a filtrului se face prin alegerea din meniul Data a comenzii Filter -> AutoFilter.

Exemplu 1: Din tabelul considerat anterior, sa se vizualizeze doar acele înregistrari pentru care numele este Popescu.
1. selectati celula A1;
2. Din meniul Data alegeti comanda Filter -> AutoFilter,
3. Apasati pe sageata din dreptul celulei în care aveti numele (A1);
4. Alegeti din lista Popescu.

Exemplu 2: Din tabelul considerat anterior, sa se vizualizeze doar acele înregistrari pentru care prenumele începe cu litera M.
1. Deoarece tabelul este deja filtrat, se renunta la selectia anterioara alegând din lista corespunzatoare celulei A1, în care avem Numele, optiunea All;
2. Apasati sageata din dreptul celulei B1, în care avem prenumele;
3. Din lista alegeti optiunea Custom...;
4. În casuta din stânga alegeti varianta Begins with,
5. În casuta din dreapta introduceti litera m;
6. Apasati apoi butonul OK.

Exemplu 3: Din tabelul considerat anterior, sa se vizualizeze doar acele înregistrari pentru care nota este mai mare sau egala cu 8.
1. Deoarece tabelul este deja filtrat, se renunta la selectia anterioara alegând din lista corespunzatoare celulei B1, în care aven prenumele optiunea All;
2. Apasati sageata din dreptul celulei C1, în care avem notele;
3. Din lista alegeti optiunea Custom...;
4. În casuta din stânga alegeti varianta Is greater than or equal to;
5. În casuta din dreapta introduceti cifra 8;
6. Apasati apoi butonul OK.

Exemplu 4:Din tabelul considerat anterior, sa se vizualizeze doar acele înregistrari pentru care nota este mai mare sau egala cu 8 si au litera n în prenume.
1. Deoarece tabelul este deja filtrat, dupa note, iar selectia ne convine, mai ramâne doar sa stabilim care dintre înregistrarile afisate sa ramâna vizibile.
2. Apasati sageata din dreptul celulei B1, în care avem prenumele;
3. Din lista alegeti optiunea Custom...;
4. În casuta din stânga alegeti varianta Contains;
5. În casuta din dreapta introduceti litera n;
6. Apasati apoi butonul OK.

11.3. Cautarea datelor într-un tabel

În cazul unui tabel cu un numar mare de înregistrari, pentru a gasi rapid o anumita înregistrare se pot parcurge urmatoarele etape:
1. Se selecteaza o celula din coloana în care se face cautarea;
2. Din meniul Edit se alegeti comanda Find sau se apasa combinatia de taste Ctrl + F, în urma careia se deschide fereastra;
3. În casuta Find what se introduce textul sau valoarea care se cauta;
4. În casuta Search se specifica directia în care se face cautarea (pe linii, pe coloane);
5. În casuta Look in se specifica în ce componenta a celulei se efectueaza cautarea (în formule, în valori, în comentarii);
6. Prin bifarea casutei Match case se face diferenta între literele mari si cele mici, iar la debifarea ei nu se mai tine cont de diferenta între literele mari si cele mici;
7. Se apasa butonul Find Next dupa ce se stabileste ce, unde si cum se cauta.
8. Daca s-a gasit o înregistrare care se potriveste cu criteriul introdus, dar nu este cea dorita, se apasa în continuare butonul Find Next.
9. La terminare se apasa butonul Close.

11.4. Înlocuirea unui sir de caractere

Pentru a înlocui un sir de caractere cu alt sir de caractere se poate proceda astfel:
1. Se alege din meniul Edit comanda Replace... sau se apasa combinatia de taste Ctrl + H si se va deschide fereastra:
2. În casuta Find what se introduce sirul de caractere care se înlocuieste;
3. În casuta Replace with se introduce sirul de caractere cu care se înlocuieste sirul introdus anterior;
4. Celelalte optiuni sunt asemanatoare optiunilor de la comanda Find (descrisa în paragraful 11.3.);
5. Folosind butonul Find Next se cauta înregistrarile în care apare sirul care se înlocuieste;
6. Apasând butonul Replace se înlocuieste sirul cautat cu sirul din casuta în Replace with în prima celula în care s-a gasit.
7. Apasând butonul Replace all se înlocuieste sirul cautat cu sirul din casuta Replace with în toata foaia de calcul.
8. Apasând butonul Close se termina operatiunea de cautare si înlocuire.

11.5. Împartirea ecranului

Exista cazuri în care numarul înregistrarilor dintr-un tabel este foarte mare. În aceste cazuri, când se introduc datele, la un moment dat nu mai apare pe ecran capul de tabel, sau partea din stânga a acestuia. Deoarece, în general, capul de tabel este cel care ne indica ce reprezinta datele care se introduc în acel tabel, iar partea din stânga este cea care ne indica obiectul caruia-i apartin datele care se introduc, este important sa stim cum putem pastra pe ecran tot timpul aceste elemente ale tabelului.
Ideea este de a împarti ecranul în patru (sau doua) parti. În partea de sus, respectiv stânga sa avem informatiile care sa fie mereu vizibile, iar în partea de jos, respectiv din dreapta ecranului sa avem partea de tabel în care se fac completarile.

Exista doua metode de împartire a ecranului:
- Prin înghetarea (sau fixarea) partii de sus, respectiv din stânga ecranului:
1. Se selecteaza celula înaintea careia se face înghetarea;
2. Din meniul Window se alege comanda Freeze Panes.
Exemplu: Sa se completeze tabelul considerat anterior, cu înca 30 de elevi si notele lor. Se observa acum ca pe ecran nu este vizibil capul de tabel. Sa fixam (înghetam) pe ecran capul de tabel, adica tot ceea ce este deasupra liniei 2.
- Deoarece nu vreau sa fixam nimic în partea stânga, selectati celula din prima coloana a liniei 2, adica celula A2.
- Din meniul Window alegeti comanda Freeze Panes;
- Acum folosind tastatura sau barele de derulare mergeti pe ultima înregistrare a tabelului;
- Veti observa ca de aceasta data, înregistrarile dispar sub capul de tabel, acesta fiind tot timpul vizibil pe ecran.
Dezghetarea se face alegând din meniul Window comanda Unfreeze Panes. Nu se pot face doua înghetari consecutive. Pentru a face o alta înghetare, va trebui anulata înghetarea anterioara, iar apoi se aplica aceeasi metoda.
Exemplu: Haideti acum sa înghetam si prima coloana a tabelului. Pentru aceasta va trebui sa selectam celula B2 înainte de a face înghetarea, deoarece se îngheata ceea ce este deasupra si ceea ce este în partea stânga a celulei selectate în momentul înghetarii.
- Înghetarea o faceti apoi ca mai înainte.
- Derulati apoi ecranul spre dreapta si în jos. Observati ca elementele fixate vor ramâne în aceeasi pozitie.

- Prin "scindare"
1. Se selecteaza celula înaintea careia se face împartirea ecranului (scindarea);
2. Din meniul Window se alege comanda Split.
Daca în cazul înghetarii partea din stânga, respectiv cea de sus ramâneau fixate, prin scindare toate cele 4 ferestre pot fi derulate, continând aceleasi date.
Tema: Aplicati metoda de scindare pentru aceleasi exemple luate la înghetare. Înainte de a începe scindarea, anulati înghetarea. Observati diferenta.
Anularea scindarii se face alegând din meniul Window comanda Remove Split.

11.6. Ascunderea elementelor unui registru de calcul

Exista cazuri în care nu toate informatiile dintr-o foaie de calcul ne intereseaza. În aceste cazuri, putem ascunde linii, coloane, foi de calcul sau chiar întregul registrul de calcul care nu ne intereseaza.

11.6.1. Ascunderea / reafisarea unei linii

- Pentru a ascunde o linie se procedeaza astfel:
1. Se selecteaza o celula de pe linia respectiva;
2. Din meniul Format se alege comanda Row cu optiunea Hide
sau
1. Se selecteaza linia respectiva;
2. Din meniul rapid se alege comanda Hide.
- Pentru a reafisa o linie ascunsa se procedeaza astfel:
1. Se selecteaza liniile între care se afla linia ascunsa a carei reafisare se doreste;
2. Din meniul Format se alege comanda Row cu optiunea Unhide
sau
Din meniul rapid se alege comanda Unhide.

11.6.2. Ascunderea / reafisarea unei coloane

- Pentru a ascunde o coloana se procedeaza astfel:
1. Se selecteaza o celula de pe coloana respectiva;
2. Din meniul Format se alege comanda Column cu optiunea Hide
sau
1. Se selecteaza coloana respectiva;
2. Din meniul rapid se alege comanda Hide.
- Pentru a reafisa o coloana ascunsa se procedeaza astfel:
1. Se selecteaza coloanele între care se afla coloana ascunsa a carei reafisare se doreste;
2. Din meniul Format se alege comanda Column cu optiunea Unhide
sau
Din meniul rapid se alege comanda Unhide.

11.6.3. Ascunderea/ reafisarea unei foi de calcul

- Pentru a ascunde o foaie de calcul se procedeaza astfel:
1. Se selecteaza foaia de calcul respectiva;
2. Din meniul Format se alege comanda Sheet cu optiunea Hide.
- Pentru a reafisa o foaie de calcul ascunsa se procedeaza astfel:
1. Din meniul Format se alege comanda Sheet cu optiunea Unhide;
2. Din lista oferita se alege foaia de calcul a carei reafisare se doreste.

11.6.4. Ascunderea/ reafisarea unui registru de calcul

Pentru ascunderea unui registru de calcul, se deschide registrul respectiv, iar din meniul Window se alege comanda Hide.
Pentru reafisarea unui registru de calcul se alege din meniul Window comanda Unhide…, iar din lista oferita se alege registrul de calcul a carei reafisare se doreste.
Tema: Încercati toate variantele expuse.

precedenta<............>urmatoarea
Cursul ofera informatii despre utilizarea programului excel.
Echipa Cursuri Gratis Online iti ofera posibilitatea de a te perfectiona in utilizarea programului excel, fara taxa de participare.