Inapoi la Managementul Proiectelor Europene

Cererea de rambursare

Lista anexelor
- Raport de progres
- Facturi
- Extrase de cont
- Centralizator de lucrari
- Lista de cheltuieli neeligbile
- Lista privind co-finantarea locala (inclusiv contributia in natura)
- PV pe faze determinante

Verificarea cererii de rambursare
AM are obligatia de a verifica realitatea, legalitatea si conformitatea tuturor documentelor ce însotesc cererea de rambursare si raportul de progres transmise de catre Beneficiar, în vederea solutionarii acesteia (obligatie delegata catre OI) AM/OI verifica 100% documentele ce însotesc o cerere de rambursare.
Verificarea pe teren se realizeaza de catre AM/OI pentru fiecare cerere de rambursare, astfel încât fiecare cerere de rambursare va fi însotita de un raport de vizita la fata locului.
OI primeste si verifica cererea de rambursare transmisa de catre Beneficiar, în termen de 45 zile calendaristice.
OI poate opri curgerea acestui termen în cazul în care sunt necesare clarificari, modificari sau informatii suplimentare.
Beneficiarul este obligat sa furnizeze orice alt document solicitat de catre OI în termen de 5 zile lucratoare de la primirea solicitarii, pentru verificarea cererii de rambursare.
Termenul limita va curge din nou de la data la care OI a primit informatiile / clarificarile / documentele suplimentare solicitate.
AM va efectua verificari la fata locului prin sondaj, pe baza unei analize de risc stabilite la nivelul AM.
Pentru selectionarea esantionului se iau în considerare urmatoarele elemente:
- numarul si valoarea proiectelor
- complexitatea proiectelor (de ex.: presupun lucrari de constructii-montaj sau nu, etc.)
- importanta si nivelul riscului inerent asociate proiectelor
- relevanta si credibilitatea oferita de documentele elaborate cu prilejul verificarilor anterioare precum si costurile (relative si de timp) asociate posibilelor metodologii de verificare, etc.
AM va efectua verificarea cererii de rambursare în termen de maximum 20 zile calendaristice de la data înregistrarii.
AM va efectua plata cererii de rambursare în contul Beneficiarului indicat în cererea de rambursare în termen de maximum … zile calendaristice, calculat de la data expirarii termenului de verificare de catre AM a cererii de rambursare.
Data platii se considera data efectuarii transferului bancar din contul AM în contul Beneficiarului.
Înainte de solicitarea rambursarii, cheltuielile respective trebuie sa fie deja efectuate si platite. Data platii se considera data debitarii contului bancar al Beneficiarului.
Sunt eligibile toate cheltuielile efectuate si platite de Beneficiar în perioada de implementare a proiectului si care sunt prevazute în bugetul proiectului si în Cererea de finantare.

Beneficiarul are obligatia:
- de a depune Cererea de rambursare la data specificata în Graficul estimativ de depunere a cererilor de rambursare conform anexei la contractul sau de finantare
- de a transmite Cererea de rambursare finala în termen de maximum 60-120 de zile calendaristice de la expirarea perioadei de implementare a proiectului
La expirarea termenului de 60 - 120 de zile calendaristice beneficiarul este considerat decazut din dreptul de a solicita aceasta rambursare fara a fi necesara nici o Notificare sau îndeplinirea oricaror alte formalitati de catre OI / AM

Beneficiarul are obligatia:
de a depune la OI doua exemplare din Dosarul Cererii de Rambursare întocmit conform Listei de verificare a dosarului cererii de rambursare:
- Cererea de rambursare în doua exemplare originale (se va depune si pe suport magnetic);
- Raportul de progres în doua exemplare originale;
- Declaratia pe propria raspundere privind locul unde sunt arhivate documentele originale;
- De a aseza în dosar documentele în ordine cronologica, asa cum sunt evidentiate în raportarea financiara pe capitole bugetare.

Cererea de Rambursare a Beneficiarului trebuie sa fie însotita de doua exemplare în copie din urmatoarele documente justificative, dupa caz:
- copii ale dosarelor de licitatii;
- copiile facturilor; în cazul în care aceeasi factura este raportata partial în cadrul mai multor cereri de rambursare, se verifica daca sunt mentionate pe factura sumele decontate partial;
- copiile documentelor care atesta plata (ex. ordine de plata, extrase de cont);
- copii dupa procesele verbale de receptie a bunurilor achizitionate;
- copii dupa procesele verbale de punere în functiune a bunurilor achizitionate
- fisa mijlocului fix
- copie dupa autorizatia de construire;
- copii dupa adeverinta ISC
- copie dupa Garantia de buna executie pentru servicii / lucrari;
- copia Contractelor de servicii si de furnizare de bunuri si lucrari
- balanta de verificare cu conturi analitice deschise distinct pentru activitatea proiectului
- copii ale proceselor verbale pe faze determinante;
- copii ale procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor;
- copii dupa devizele financiare pentru servicii;
- copii dupa situatiile de plata pentru lucrarile executate aferente fiecarei facturi;
- copii dupa certificatele de calitate;
- declaratia privind veniturile nete din proiect (daca este cazul);
- alte documente relevante.
Documentele justificative originale (facturi, ordine de deplasare, state de plata,etc...) pe baza carora se înregistreaza în contabilitatea beneficiarului cheltuielile efectuate în cadrul proiectului vor avea mentionat "Codul proiectului", mentiunea "Proiect finantat din …(programul operational)"
În cazul unor plati partiale se va preciza pe factura "Proiect finantat prin … pentru suma de..."
Documentele justificative se vor prezenta in ordinea raportarii lor in Cererea de Rambursare si vor avea viza "conform cu originalul". Aceste mentiuni vor fi însotite de semnatura si stampila.
Se va solicita semnatura responsabilului de proiect din partea beneficiarului; pot semna si alti prepusi ai beneficiarului daca exista împuternicire notariala scrisa, cu specimen de semnatura, valabila la data depunerii cererii.

Principalele aspecte ce trebuie urmarite în legatura cu platile:
- separarea clara a functiilor între personalul responsabil pentru certificarea primirii bunurilor si serviciilor (prin facturare) si cel responsabil cu efectuarea platilor;
- cel putin o persoana va fi responsabila cu examinarea validitatii si corectitudinii cererilor de plata;
- certificarea (prin semnaturi) a cererilor de plata se va atribui unui numar de minimum doi membri ai personalului desemnat de la nivelul adecvat;
- includerea în cererea de plata exclusiv a sumelor datorate;
- deducerea din fondurile alocate a cheltuielilor non-eligibile (cheltuieli administrative si TVA în cazul în care beneficiarul are obligatia achitarii acesteia);
- evitarea consemnarii platilor neefectuate;
- asigurarea faptului ca nu se pot efectua plati fara a fi consemnate.

precedenta<............>urmatoarea
Cursul ofera informatii cu privire la modul de implementare, administrare, organizare si desfasurare al proiectelor finantate din fonduri europene si alte surse de finantare nebambursabila.
Echipa Cursuri Gratis Online iti ofera posibilitatea de a te perfectiona in domeniul managementului proiectelor finantate din fonduri europene si alte surse de finantare nebambursabila, fara taxa de participare.