Inapoi la Secretariat Computerizat

Forma de prezentare a scrisorii

Subordonata obiectivului avut în vedere la expedierea scrisorii - crearea unei impresii poitive asupra partenerului - forma de prezentare a scrisorii contribuie la rândul sau la obtinerea unei atmosfere favorabile pentru realizarea tranzactiei.
Astfel, pe lânga selectarea limbajului si a tonului adecvat pentru textul scrisorii, scrisoarea necesita si o forma de prezentare atragatoare, realizata prin folosirea unui material de scris corespunzator - hârtie de calitate superioara, o panglica buna - dar si o dactilografiere corecta si estetica.
Pentru corespondenta oficiala (de afaceri, tehnica etc.) se folosesc de obicei coli de hârtie cu dimensiuni standardizate; se pot folosi - pentru anumite etape ale tranzactiei - si formulare tipizate. Acestea includ: cererea de oferta, oferta, specificatiile tehnice, factura, instructiunile de transport etc.
Pentru a obtine un aspect estetic al scrisorii trebuie sa se respecte câteva cerinte:
- plasarea echilibrata a textului dactilografiat pe coala de hârtie, în functie de lungimea acestuia;
- lasarea unei margini de 2,5 - 3 cm., în partea stânga a colii de hârtie; - alinierea capetelor de rând în partea dreapta a colii de hârtie cât mai uniform posibil, lasând un spatiu de minimum 1 cm.;
- evitarea despartirii cuvintelor în silabe la capatul rândului;
- dispunerea textului în paragrafe, lasând între acestea un interval suplimentar fata de rândurile din text;
- continuarea textului pe o fila noua numai daca acesta contine minimum doua rânduri (la fila de continuare se fac în coltul din dreapta jos al primei file urmatoarele mentiuni;
În uzanta internationala exista doua forme principale de aranjare a textului în pagina:
forma dantelata, folosita în special de firmele din Marea Britanie si forma bloc preferata de firmele americane. Aceasta din urma este considerata si ca forma moderna de asezare în pagina, fiind folosita într-o masura tot mai mare. Ca varietate a lor, se întâlnesc forma semi-bloc si forma bloc modificata.
Fiecare dintre acestea prezinta urmatoarele caracteristici distinctive:
1. Forma dantelata
- Primul rând al fiecarui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginala stânga.
- Rândurile constituind adresa interioara, formula de încheiere si semnatura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fata de rândul superior.
2. Forma bloc
- Toate elementele scrisorii (adresa interioara, formula de încheiere, semnatura etc.) încep de la linia marginala stânga.
- Între paragrafe este lasat un spatiu dublu fata de spatiul dintre rânduri.
3. Forma semi-bloc
- Textul scrisorii propriu-zise se dactilografiaza în forma dantelata.
- Rândurile constituind adresa interioara, plasate în stânga si rândurile constituind formula de încheiere si semnatura, deplasate la dreapta, se dactilografiaza în forma bloc.
4. Forma de bloc modificata
- Textul se dactilografiaza integral în forma bloc.
- Data si rândurile constituind formula de încheiere si semnatura sunt deplasate la dreapta.
În uzanta comerciala actuala, forma si grafica antetelor este extrem de variata, dar ele sunt în general simple, cu aspect placut, fara elemente ornamentale inutile, îndeplinind pe lânga functia de identificare si informare si pe cea de publicitate.
Elementele componente ale scrisorii
S-a stabilit prin uzantele internationale ca o scrisoare cu caracter oficial sa cuprinda urmatoarele elemente:
- antet
- data si locul
- referinte
- adresa destinatarului/interioara
- formula de salut/adresare
- obiectul scrisorii
- continutul scrisorii
- formulele de încheiere si salut
- semnatura
- referiri la anexe
In urmatoarele lectii prezentam fiecare din aceste elemente din punct de vedere al continutului lor si al plasarii în pagina:

precedenta<............>urmatoarea
Cursul ofera informatii cu privire la modul de administrare al activitatii de sectretariat computerizat si comunicare.
Echipa Cursuri Gratis Online iti ofera posibilitatea de a te perfectiona in domeniul secretariatului si al comunicarii, fara taxa de participare.