Inapoi la Secretariat Computerizat

Cerinte fata de corespondenta oficiala

Daca admitem ca protocolul si eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relatiilor între oameni, conform rolului fiecaruia, corespondenta se supune la rândul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris ramâne.
Se impune din aceasta cauza, din partea celor care întocmesc corespondenta o preocupare permanenta pentru însusirea si respectarea unor principii ce stau la baza corespondentei, dintre acestea amintim:
1) Promptitudinea raspunsurilor implica operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondentei. Orice scrisoare trebuie sa primeasca un raspuns.
2) Elaborarea corespondentei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetaria si timbrele, ci si costul manevrarii scrisorii prin sistemul postal sau alte mijloace de transmitere, ocupând timp, necesitând echipament si spatiu si cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaza cuvintele pe calculator.
3) Stabilirea unui scop precis. Este important sa stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece în functie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:
- sa informam sau sa aflam ceva;
- sa motivam sau sa influentam;
- sa ne scuzam;
- sa solicitam sau sa oferim ceva;
- sa acceptam sau sa refuzam;
- sa felicitam;
4) Nivelul ierarhic. Presupune diferentierea si limitarea corespondentei pe paliere ierarhice.
5) Eficienta si credibilitate.
Eficienta corespondentei se refera la:
- promptitudine (transmiterea la timp a informatiilor);
- precizia si caracterul complet al informatiilor;
- informarea permanenta a partenerilor cu privire la noile produse si serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiva;
Credibilitatea informatiilor transmise - reprezinta o conditie esentiala în încheierea unui parteneriat de afaceri. În anumite tipuri de scrisori, în special în reclame si în raspunsurile la reclamatii sunt unele elemente ce au drept effect o doza de neîncredere din partea destinatarului, de exemplu:
- reclama stridenta - promisiunile exagerate;
- informatiile nefondate si neverificabile;
- pretextele - formularile pretentioase în care vina este data pe altii sau pe forta majora.
6) Corectitudinea si aspectul placut:
- punctuatia si gramatica trebuie sa fie corecta, o greseala de ortografie "vorbeste" despre nivelul de profesionalism al celui care scrie.
- asigurarea formatului adecvat (se refera la cum arata pagina scrisa si daca respecta anumite reguli). În general, scrisorile bine prezentate vizual câstiga deja de la prima impresie.
7) Atitudinea si exprimarea pozitiva. Atitudinea pozitiva în scriere tine de politete, consideratie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiva - un ton pozitiv poate genera încredere destinatarului ca expeditorul este capabil sa rezolve problemele. Chiar si un mesaj negativ poate fi exprimat într-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ "Nu putem sa va satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite" poate fi înlocuit cu mesajul pozitiv "cererea dv. va fi rezolvata imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor" sau "Ne pare rau ca nu putem sa va platim cecul la data de…/cecul dv. va fi achitat la data de…)

precedenta<............>urmatoarea
Cursul ofera informatii cu privire la modul de administrare al activitatii de sectretariat computerizat si comunicare.
Echipa Cursuri Gratis Online iti ofera posibilitatea de a te perfectiona in domeniul secretariatului si al comunicarii, fara taxa de participare.