Inapoi la Secretariat Computerizat

Organizarea datelor

Sistemul de operare foloseste doua notiuni pentru stocarea si organizarea informatiilor. Acestea sunt fisierele si dosarele (folderele).
Fisiere
Toate informatiile sunt pastrate (sau "salvate") în calculator sub forma de fisiere.
Fisierele pot contine diverse tipuri de date: text, imagini, sunete, video etc. În functie de tipul de date pe care le contin, fisierele pot fi si ele de mai multe feluri: documente (text, eventual completat cu tabele, grafice, imagini, etc.), imagini, fisiere audio, filme, etc. Nume fisiere
Iata câteva exemple de nume fisier: anunt.txt, cerere.doc, desen.bmp, salarii.xls, etc.
Numele fisierului este format din:
- nume propri-zis (ceea ce avem în stânga punctului) este un sir de maxim 255 caractere; este obligatoriu si trebuie sa sugereze ce contine fisierul;
- un . separator; atentie!! înainte si dupa . nu lasati spatiu;
- extesia (ceea ce avem în dreapta punctului) este un sir de maxim 3 caractere; nu este obligatorie, dar este utila deoarece descrie tipul fisierului.
Foldere (directoare)
Orice fisier este pastrat într-un folder sau director. Majoritatea discurilor au numeroase foldere, toate acestea putând contine fisiere. Un folder poate contine (pe lânga fisiere) si alte foldere. Crearea unui folder
- clic dreapta pe o zona libera din fereastra unde dorim sa cream folderul (inclusiv pe desktop)
- se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe optiunea New
- se selecteaza optiunea Folder (selectia se face cu clic stânga de mouse)
- se introduce numele
- se apasa tasta Enter
Crearea unui fisier
- clic dreapta pe o zona libera din fereastra unde dorim sa cream fisierul
- se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe optiunea New
- se selecteaza tipul de fisier pe care dorim sa-l cream
- se tasteaza numele
- se apasa tasta Enter
Obs: Tipurile de fisiere din submeniul New
- Bitmap Image - fisier imagine, se deschide cu aplicatia Paint, extensia fisierului va fi bmp
- Document Microsoft Word - fisier document, se deschide cu aplicatia Microsoft Word, extensia fisierului va fi doc
- Prezentare Microsoft Word - fisier ptrezentare, se deschide cu aplicatia Microsoft PowerPoint, extensia ppt
- Text Document - fisier text, se deschide cu aplicatia NotePad, extensia txt
- Foiae de lucru Microsoft Excel - fisier registru de calcul, se deschide cu aplicatia Microsoft Excel, extensia xls
Copierea unui fisier sau folder
Metoda I - clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care dorim sa-l copiem
- selectam optiunea Copy
- clic dreapta pe folderul în care vrem sa copiem
- selectam optiunea Paste
Metoda II - clic stânga pe fisierul sau folderul pe care vrem sa-l copiem
- apasam simultan CTRL si C
- se deschide folderul unde vrem sa copiem
- apasam simultan CTRL si V
Metoda III - se mentine apasata tasta CTRL si tinând butonul stâng al mouse-ului apasat deplasam cursorul pâna când ajunge în locul în care vrem sa cream o copie a fisierului sau folderului selectat
Mutarea unui fisier sau folder
Metoda I - clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care dorim sa-l mutam
- selectam optiunea Cut
- clic dreapta pe folderul în care vrem sa-l mutam
- selectam optiunea Paste
Metoda II - clic stânga pe fisierul sau folderul pe care vrem sa-l mutam
- apasam simultan CTRL si X
- se deschide folderul unde vrem sa mutam
- apasam simultan CTRL si V
Metoda III - folosind metoda drag and drop, adica agat si trag,
- clic stânga pe fisierul sau folderul pe care vrem sa-l mutam
- Agat si trag elementul selectat în dosarul în care vrem sa mutam
Redenumirea dosarelor sau a fisierelor
Metoda I - clic stânga pe dosarul sau pe fisierul pe care doriti sa-l redenumiti;
- clic stânga pe numele (nu pe pictograma) dosarului sau fisierului;
Atentie! Daca în mod accidental ati executat dublu clic stânga pe numele fisierului, programul acelui fisier se deschide si îl încarca. Închideti fisierul si reluati.
-Tastati noul nume.
- Enter.
Metoda II - clic dreapta pe dosarul sau pe fisierul pe care doriti sa-l redenumiti;
- clic stânga pe optiunea Rename
- Tastati noul nume
- Enter
Metoda III - clic stânga pe dosarul sau fisierul pe care doriti sa-l redenumiti
- se apasa tasta functionala F2
- tastati noul nume
- Enter
Stergera fisierelor si a dosarelor
Aveti grija sa nu stregeti un fisier sau un dosar de care mai aveti nevoie! Windows contine un dosar numit Recycle Bin (cosul de gunoi), în care sunt stocate temporar fisierele sterse, pâna când îl goliti. Puteti recupera fisierele din dosarul Recycle Bin.
Atentie! Fisierele sterse de pe un floppy disk nu sunt trimise în Recycle Bin. O data sterse ele nu mai pot fi restaurate!
Metoda I - selectati fisierul sau dosarul pe care doriti sa-l stergeti
- apasati tasta Delete
- Yes
Metoda II - clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care doriti sa-l stergeti
- se selecteaza optiunea Delete
- Yes
Metoda III - se muta fisierul sau folderol pe care dorim sa-l stergem pâna în Recycle Bin
Metoda IV (Stergere definitiva - fara a mai pastra în Recycle Bin)
- clic stânga pe fisierul pe care dorim sa-l stergem
- se apasa simultan tastele SHIFT si DELETE
- Yes
Recuperarea fisierelor din Recycle Bin
Metoda I - se deschide fereastra Recycle Bin
- se selecteaza fisierul sau folderol pe care dorim sal recuperam
- clic stânga pe meniul File
- clic stânga pe optiunea Restore
Metoda II - se deschide fereastra Recycle Bin
- clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care dorim sa-l recuperam
- se selecteaza optiunea Restore v
Golirea cosului de gunoi
Metoda I - clic dreapta pe pictograma Recycle Bin
- clic stânga pe optiunea Emptz Recycle Bin
- Yes
Metoda II - se deschide fereastra Recycle Bin
- clic stânga pe meniul File
- clic stânga pe optiunea Empty Recycle Bin
- Yes
Scurtaturile
Cautarea unui fisier pe hardisc necesita timp si de aceea a fost inventata scurtatura ("shortcut"), definita ca un fisier special de mici dimensiuni care contine calea de acces catre un anumit fisier de pe hardisc, adica adresa acestuia de pe hardisc. O scurtatura are ca element grafic definitoriu o iconita ("icon") care are în coltul din stânga jos o sageata.
Scurtaturile pot fi create, sterse si recreate fara a avea vreo influenta asupra programelor pe care le lanseaza în executie.
Crearea unei scurtaturi
Metoda I
- clic dreapta pe zona libera din fereastra unde dorim sa introducem scurtatura
- pozitionam cursorul mouse-ului pe optiunea New
- selectam optiunea Shortcut
- Browse
- Se identifica aplicatia sau fisierul pentru care dorim sa cream scurtatura
- OK
- Next
- Se poate modifica numele pentru scurtatura
- Finish
Metoda II - se identifica programul sau fisierul pentru care dorim sa cream scurtatura
- clic dreapta pe pictograma programului sau fisierului
- selectam optiunea Create Shortcut
- se va copia scurtatura astfel creata în fereastra în care dorim sa apara
Observatii:
1. Daca dorim sa cream o scurtatura pe desktop, pe lânga cele doua metode de mai sus se poate folosi si succesiunea de pasi
- clic dreapta pe pictograma
- pozitionam cursorul pe optiunea Send to
- selectam optiunea Desktop (create shortcut)
Copierea pe discheta
- clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care dorim sa-l copiem
- se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe optiunea Send to
- se selecteaza Floppy(:A)
Atentie! Capacitatea de stocare a unei dischete este de 1.44 MB
Observatii:
1. Pentru a vedea cât ocupa un fisier sau folder se urmeaza pasii
- clic dreapta pe fisier sau folder
- selectam optiunea Properties
- în fereastra afisata, în eticheta General va fi afisata dimensiunea fisierului la Size
2. Pentru copierea pe discheta se pot folosi si metodele date la copierea unui fisier sau folder
3. Pentru a copia de pe discheta se folosesc metodele de copiere a unui fisier sau folder
4. Pentru a vedea ce contine discheta urmam pasii:
- dublu clic stânga pe My Computer
- dublu clic stânga pe pictograma Floppy (A:)
Selectia fisierelor si a dosarelor
Selectia unui singur fisier sau dosar se face prin clic stânga pe acesta, sau sa utilizati tastele cu sageti. De asemenea, puteti selecta mai multe fisiere si dosare. Acest lucru este util atunci când doriti sa copiati, sa mutati sau sa stergeti mai multe fisiere sau dosare simultan.
Pentru a selecta mai multe fisiere cu ajutorul mouse-ului:
- clic stânga pe primul fisier;
- cu tasta Ctrl apasata, clic stânga pe fiecare fisier suplimentar pe care doriti sa-l selectati.
Pentru a deselecta un fisier, continuati sa tineti apasata tasta Ctrl si executati clic stânga înca o data pe fisier.
Pentru a selecta rapid un grup continuu de fisiere:
- clic stânga pe primul fisier;
- mentineti apasata tasta Shift;
- clic stânga pe ultimul fisier.
Pentru a selecta toate fisierele si dosarele din fereastra:
- CTRL + A
sau
- clic stinga pe meniul Edit, apoi Select All
Optiunile din meniul de comenzi rapide de pe taskbar
- clic dreapta pe zona libera din bara de aplicatii
Toolbars - permite activarea sau dezactivarea barelor de instrumente ce pot fi afisate pe bara de lucru
Cascade Windows - ferestrele deja deschise pe desktop vor fi afisate una peste cealalta
Tile Windows Horizontally - ferestrele deja deschise vor fi afisate una deasupra celeilalte, latimea redimensionata la toata suprafata ecranului
Tile Windows Vertically - ferestrele deja deschise vor fi afisate una lânga cealalta, înaltimea redimensionata la toata suprafata ecranului
Show the desktop - minimizeaza toate ferestrele deschise pe desktop astfel încât acesta sa devina vizibil
Task manager - se deschide o fereastra de dialog care permite vizualizarea programelor aflate în executie, cât si deblocarea programelor care nu mai functioneaza
Lock the Taskbar - comuta între blocarea si deblocarea barei de lucru. Daca optiunea este bifata, bara de lucru nu poate fi mutata
Properties - deschide fereastra de dialog care permite modificarea modului de afisare al barei de lucru si al meniului Start
Eticheta Taskbar
- Lock the Taskbar - comuta între blocarea si deblocarea barei de lucru. Daca optiunea este bifata, bara de lucru nu poate fi mutata
- Auto-Hide the Taskbar - va avea ca efect ascunderea taskbar-ului, va reapare atunci cand veti pozitiona cursorul mouse-ului in locul in care e pozitionat taskbar-ul;
- Keep the Taskbar on top of other Window - când este validata va avea ca effect pozitionarea taskbar-ului întotdeauna deasupra, adica nu va fi niciodata acoperit de alte ferestre;
- Group similar taskbar buttons - grupeaza butoanele similare de pe bara de lucru, atunci când numarul mare de ferestre deschise simultan nu mai permite vizualizarea lor
- Show Quick Launch - afiseaza bara pentru lansari rapide
- Show the clock - afiseaza ceasul în coltul din dreapta al ecranului
- Hide inactive icons - ascunde iconitele inactive
Eticheta Start Menu -permite modificarea modului de vizualizare a meniului Start (Classic Start menu - meniul Start clasic si Start menu - meniul Start specific sistemului de operare Windows XP)
Adaugarea unui program în meniul Start
- clic dreapta pe zona libera din bara de lucru
- selectam optiunea Properties
- clic stânga pe eticheta Start menu
- bifam modul de vizualizare clasic
- clic stânga pe butonul Customize
- clic stânga pe butonul Add
- clic stânga pe Browse
- se identifica aplicatia
- Ok
- Next
- Next
- Se poate modifica numele, apoi Finish
Eliminarea unui program din meniul Start
- clic dreapta pe zona libera din bara de lucru
- selectam optiunea Properties
- clic stânga pe eticheta Start menu
- bifam modul de vizualizare clasic
- clic stânga pe butonul Customize
- se selecteaza aplicatia pe care doresc sa o sterg
- clic stânga pe butonul Remove
Stergerea listei ultimelor documente accesate
În meniul Start, optiunea Documents pastreaza lista ultimelor 15 documente accesate.
Aceasta lista permitedeschiderea documentelor fara a mai accesa locatia în care se afla ele salvate. Pentru a sterge aceasta lista se urmeaza pasii:
- clic dreapta pe zona libera din bara de lucru
- selectam optiunea Properties
- clic stânga pe eticheta Start menu
- bifam modul de vizualizare clasic
- clic stânga pe butonul Customize
- clic stânga pe butonul Clear
Ascunderea unui fisier sau folder
- clic dreapta pe fisierul sau folderul pe care vrem sa-l ascundem
- selectam optiunea Properties
- bifam optiunea Hidden
- clic stanga pe butonul Apply
- clic stanga pe butonul OK
In cazul in care nu a disparut fisierul, se va da clic dreapta pe zona libera din fereastra in care se afla fisierul sau folderol ascuns si se selecteaza optiunea Refresh
Vizualizarea fisierelor sau folderelor ascunse
- clic stanga pe Start
- se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe Settings
- clic stanga pe Control Pannel
- dublu clic stanga pe Folder Options
- clic stanga pe eticheta View
- se bifeaza optiunea Show hidden files and folders
- se da Apply
- clic stanga pe OK
Fisierele ascunse vor fi vizualizate in umbra
Cautarea fisierelor sau a dosarelor
- clic stanga pe Start
- clic stanga pe Search
- clic stanga pe Files or Folders
- se selecteaza optiunile de cautare
- se apasa butonul Search
Optiunile din fereastra Search
- Pictures, music or video - permite cautarea fisierelor imagine, audio sau video
- se da clic stanga pe respectiva optiune
- se bifeaza tipul de fisier cautat
- in casuta text se va introduce numele sau o parte din numele fisierului cautat
- clic stanga pe butonul Search
- Documents (word, etc) - permite cautarea fisierelor document
- Clic stanga pe respectiva optiune
- Se selecteaza una din variantele: Don't remember (nu stiti cand a fost modificat ultima data), Within the last week (a fost modificat in timpul saptamani trecute), Past month ( a fost modificat luna trecuta), Within the past year ( a fost modificat in timpul anului trecut)
- in casuta text se va introduce numele sau o parte din numele fisierului cautat
- clic stanga pe butonul Search
- All files or folders - permite cautarea tuturor fisierelor si folderelor
- Se da clic stanga pe respectiva optiune
- In prima casuta text se introduce numele sau parte din numele fisierului cautat
- In a doua casuta text se poate introduce un cuvant sau fraza din fisier
- Din lista Look in se poate selecta unitatea de disc in care sa se faca cautarea
- In plus avem optiuni pentru cautare in functie de data la care a fost modificat, dimensiune, precum si optiuni pentru cautarea in subfoldere sau in functie de majuscule sau minuscule.
- Se apasa butonul Search
Observatie: Daca nu stiti numele intreg al fisierului, este suficient sa tastati orice portiune a numelui si vor fi gasite toate fisierele care conti aceste caractere, oriunde in nume. De asemenea, puteti folosi caracterele de inlocuire.
Exemple
*.doc - indica toate fisierele cu extensia doc (documentele)
d*.doc - indica toate fisierele care incep cu litera d, cu extensia doc
lecti??.doc - indica fisierele document al caror nume incepe cu lecti, urmat de inca doua litere
Utilitarul Windows Explorer
Este un program de gestiune a fisierelor si dosarelor. Il putem deschide prin:
- Start _ Programs _ Accessories _ Windows Explorer
sau
- tasta Windows + E
Trecerea in revista a resurselor calculatorului
Fereastra Explorer este impartita in doua panouri. Panoul din stanga prezinta o imagine ierarhizata a organizarii dosarelor de pe calculatorul dumneavoastra.
- Prima de sus este pictograma Desktop (suprafata de lucru) care reprezinta toate resursele disponibile ale calculatorului.
- Imediat dedesubt, avem My Computer, sub acesta se gasesc insirate
- Floppy(A:) =unitatea de discheta;
- hard-diskurile locale (C:) urmate eventual de alte partitii ale hard-diskului;
- daca exista CD-ROM vom aveam si CD Drive (D:).
- Dosarul Control Pannel
- Dosarul Shared Documents
- Imediat avem pictograma My Network Places - putem identifica alte calculatoare aflate in retea
- Pictograma Recycle Bin - cosul de gunoi
- Dosarele deschise pe desktop
Rasfoirea continutului unui dosar
In panoul din stanga apar toate dosarele (aici nu apar niciodata fisiere!!!), in panoul din dreapta puteti vedea continutul dosarului deschis, adica continutul dosarului selectat in fereastra din stanga prin clic stanga pe .
Puteti extinde si restrange imaginea ierarhica, pentru a afisa mai multa sau mai putine detalii. Daca apare un semn plus (+) langa o pictograma din panoul din partea stanga a ferestrei, inseamna ca acel dosar contine dosare suplimentare (subdosare). Pentru a afisa aceste dosare, executati clic stanga pe semnul + (operatia de expandare a unui dosar). Vor fi afisate toate dosarele cuprinse in el. Unele dintre acestea , la randul lor, pot contine dosare, pe care le puteti vedea utilizand aceeasi modalitate.
Pentru a ascunde subdosarele dintr-un dosar, executati clic stanga pe semnul - de langa acesta (operatia de comprimare a unui dosar).
Aranjarea pictogramelor fisierelor si dosarelor
- clic stanga pe meniul View
- se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe Arrange Icons
- avem de optat pentru
- Name (dupa nume), ordonat alfabetic dosarele si apoi fisierele
- Type (dupa tip), ordoneaza dosarele si apoi fisierele dupa tip
- Size (dupa dimensiune), ordoneaza intai dosarele, apoi fisierele dupa dimensiunea lor
- Modified (dupa data), ordoneaza dosarele si apoi fisierele dupa data la care au fost modificate

precedenta<............>urmatoarea
Cursul ofera informatii cu privire la modul de administrare al activitatii de sectretariat computerizat si comunicare.
Echipa Cursuri Gratis Online iti ofera posibilitatea de a te perfectiona in domeniul secretariatului si al comunicarii, fara taxa de participare.