Inapoi la Secretariat Computerizat

Continutul Scrisorii

Continutul sau textul propriu-zis al scrisorii reprezinta partea esentiala a corespondentei si de aceea trebuie redactat cu deosebita grija.
De regula, acesta cuprinde:
1. Paragraful de introducere este strâns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care îl contine ca atare: confirmarea primirii unei corespondente, marfuri, documente, formularea unui raspuns la o corespondenta anterioara etc.
2. Mesajul scrisorii cuprinde punctul de vedere al expeditorului fata de problemele tratate; de aceea ideile trebuie exprimate clar, într-o înlantuire logica, folosind un vocabular adecvat si un ton corespunzator.
Este recomandabila folosirea frazelor scurte, directe, fiecare problema tratata facând obiectul unui paragraf separat.
3. Încheierea trebuie sa reprezinte concluzia logica a punctului de vedere cuprins în mesaj; aceasta se poate materializa în exprimarea unei promisiuni, a unei dorinte de continuare sau întarire a relatiilor de colaborare cu partenerul, a multumirilor pentru modul în care acesta a rezolvat unele probleme, a unor recomandari de rezolvare, a unor scuze pentru unele erori etc.
Continutul scrisorii de raspuns
Redactarea continutului scrisorii de raspuns trebuie sa tina seama de urmatoarele aspecte:
- NU încercati sa-i demonstrati clientului ca nu are dreptate;
- raspunsul trebuie sa fie prompt, amical si sincer;
- raspunsul trebuie sa fie scris din punctul de vedere al clientului;
- raspunsul trebuie sa arate o dorinta reala de a-i rezolva problema;
- raspunsul trebuie sa satisfaca clientul;
- daca produsul / serviciul a fost de vina, acest lucru trebuie recunoscut cât se poate de deschis;
- daca scrisoarea nu are destule amanunte ca sa întelegeti reclamatia, acestea trebuiesc solicitate cu grija, fara a enerva sau jigni;
- oferiti dumneavoastra amanuntele necesare atunci când acestea pot duce la clarificari, dar în modul cel mai diplomatic, fara a lasa impresia ca-l învatati pe client ce sa faca sau ca nu stie sa foloseasca produsul cum trebuie.

precedenta<............>urmatoarea
Cursul ofera informatii cu privire la modul de administrare al activitatii de sectretariat computerizat si comunicare.
Echipa Cursuri Gratis Online iti ofera posibilitatea de a te perfectiona in domeniul secretariatului si al comunicarii, fara taxa de participare.